SharePointの容量がパンパン!?〜OneNoteの容量確認と履歴の完全削除

  • 2016.09.17 Saturday
  • 16:57

 

SharePointサイトの容量がパンパンで保存ができないという話がきた

確かに、見させてもらうと、設定した容量制限を超えている・・・

 

 

 

 

どんな使い方したらこんなパンパンになるんだ?

 

ということで、調べようとしたが、

ExcelとかWordならSharePointの共有から容量が分かるが、

どうやら容量リークしているっぽいOneNoteはリンクが貼ってあるだけなので、

実体の容量が分からない。

 

 

Web上(SharePointサイト)で見ても容量が分からない・・・。

プロパティを見ても情報なし・・・。

 

 

Webで調べてもOneNoteの実容量を確認する方法が全く見つからず、

SharePointをあれこれ見ていたら、ああ、そういえばそんなのあったなと思い出した。

 

記憶域メトリックス

である。

 

SharePointサイトに入った状態で、右上の設定マークからサイトの設定をクリック

 

 

サイトコレクションの管理から記憶域メトリックスをクリック

 

そうすると、各ファイルやフォルダの容量が表示されるので、

そこから怪しそうなファイルを特定していく

このとき、OneNote自身の全体容量なども確認できる。

 

 

で、問題なのはOneNoteがどんどん肥大化していく理由なんですが、

バージョン履歴というのを設定していると、ちょっとした更新でも以前の状態がバックアップされてしまうため、

例えば、50Mbが50回履歴されると2.5Gになってしまうわけである。

 

 

このバージョン履歴、OneNote上から消せるのかと思ったら、

どうやらそれは間違いで、OneNote内のゴミ箱みたいなところに移動するだけのようである。

そのため、どんなに消しても、上のように肥大化して挙げ句には容量オーバーになってしまうようである。

 

そこで出てくるのが、記憶域メトリックスというわけで、

たまにはここをチェックしてバージョン履歴を削除してあげないといけないという感じになる。

 

 

さて、話を戻して、今回原因となっているファイルの右横にあるバージョン履歴をクリックする。

 

 

バージョン履歴が表示されるので、全部消すときはすべてのバージョンを削除をクリックする。

残す場合は不要なモノにチェック

 

なお、すべて削除の場合は、最新は削除対象にはならない。

例えば、下でいう37番(最新の履歴)は削除の対象外となる。

 

 

これで、肥大化が解消されるはず・・・

 

なのだが、SharePoint全体の容量としては全く減る気配無し・・・。

 

理由は先ほどの履歴がサイトのごみ箱に移動しただけだから。

サイトのごみ箱を表示して、ごみ箱を空にするをクリックすれば、これでようやく減ってくれる・・・

 

 

が、なぜか減ってくれない・・・

 

そう、SharePointは第2のごみ箱が存在し、

ここが捨てるか復活させるかの最終的な判断をするごみ箱となる。

 

第1のごみ箱 下の方にある第2段階のごみ箱から第2のごみ箱を表示して、

 

ズバッと空にして、ようやく肥大化した容量が減ってくれました。

 

 

 

この辺のことがネットで調べても書かれていなかったので、覚え書きまで

 

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